A mappák szerepe az iratrendezésben

Vizsgáljuk meg, milyen irodatechnikai eszközökkel tudjuk megteremteni a rendszerezést! Ma már az irodaszerek már igencsak nagy választékkal rendelkeznek.

Először is azokat a papírokat, amelyeket nem akarunk archiválni, azonnal dobjuk el, vagy ha elengedhetetlen semmisítsük meg.

Az adatvédelem végett nagyon fontos, hogy a szupertitkos, vagy már felesleges dokumentumokat mielőbb eltávolítsuk, és ne adjunk még csak lehetőséget sem a fürkésző szemeknek.

A dokumentumok mennyiségétől függően az alábbi lehetőségek közül választhatunk - a teljesség igénye nélkül – irattartó mappa, úgynevezett konferencia mappa, 12 rekeszes harmonika mappa, cipzáras irattartó mappa, iratrendező. Irodákba elsősorban az emelőkaros iratrendezőt javasoljuk, de akár az A4-es mappák is jól hasznosíthatók.

Hogy valóban áttekinthető legyen az iratok rendszerezése célszerű a precíz tervezés, amely bármilyen típusú –otthoni vagy irodai- célnak megfelel. A leggyorsabb, ha vásárol pár darab emelőkaros iratrendezőt, gyorsfűző mappát, genothermet, gyűrűskönyvet. Nagyban segítheti a dolgát, ha eltérő színű emelőkaros iratrendezőt vásárol. Ha témánkét más-más színű irattartó mappába archiválja dokumentumait, már nem is kell az iratrendezők közötti kereséssel töltenie idejét.

Az irodatechnikai gépeknek sok előnyük van. Egy szkenner mindig jól jön a munkahelyen. A szkenner segítségével számítógépre viheti a fotókat, iratokat, szerződéseket, fontos dokumentumokat így nem kell a papírt tárolni. Ugyan eltart egy ideig a szkenner használatának megtanulása, de érdemes vele időt tölteni, hiszen egy rendkívül hasznos irodai gépről van szó. Jó alternatíva lehet a multifunkcionális nyomtató is. Típusa válogatja, hogy akár nyomtathat (fekete-fehér, színes), fénymásolhat, faxolhat, és szkennelhet is a segítségével egyszerre.

Forrás: wts.hu, 2018-07-01 00:51